Wersja: 1.0  |  Obowiązuje od: dnia publikacji w Serwisie

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KLINIKID Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach, ul. Bażantów 6B, m. 14, 40-668 Katowice, KRS 0001273809, NIP 9542917194, REGON 545989180 („Administrator”).

Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@klinikid.pl. Serwis: https://klinikid.pl.

Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe IOD zostaną opublikowane w Serwisie i w niniejszej Polityce.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu KliniKid („Serwis”), w tym rodziców/opiekunów oraz danych dzieci (pacjentów) przetwarzanych w związku z korzystaniem z usług.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta rodzica/opiekuna: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, hasło (w postaci hasha), dane logowania i bezpieczeństwa (m.in. kody SMS/MFA), adres IP, identyfikatory sesji, logi techniczne.
• Dane dziecka: imię, data urodzenia, płeć, identyfikatory profilu; w razie korzystania z usług medycznych zdalnych także dane formalne (m.in. PESEL lub dane dokumentu tożsamości, adres) oraz dane zdrowotne związane z tą usługą.
• Pomiary: dane pomiarów antropometrycznych i powiązane wskaźniki.
• Szczepienia: informacje o szczepieniach i planie szczepień prowadzonym w Serwisie.
• Dane zdrowotne i dokumentacja: ankiety medyczne, załączniki (wyniki badań, zdjęcia), treść konsultacji / oceny wyników, notatki lekarskie - w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.
• Dane płatności: status płatności, identyfikatory transakcji; dane kart nie są przechowywane przez Administratora - obsługuje je operator płatności.
• Dane komunikacji: wiadomości w Serwisie, e-mail, SMS, treść reklamacji.
• Dane techniczne: pliki cookies / podobne technologie, dane urządzenia i przeglądarki - zgodnie z ustawieniami i ewentualną zgodą.

4. Cele i podstawy prawne (RODO)

1. Świadczenie usług Serwisu i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - rejestracja, panel rodzica, planer, pomiary, szczepienia, komunikacja usługowa.
2. Świadczenie usług medycznych / telemedycznych oraz prowadzenie dokumentacji (art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z przepisami o działalności leczniczej i prawach pacjenta; ewentualnie art. 9 ust. 2 lit. a - wyraźna zgoda, gdy jest wymagana) - konsultacje, ocena wyników, ankiety, załączniki, PESEL.
3. Obowiązki prawne Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - m.in. rozliczenia podatkowe/księgowe, obowiązki związane z dokumentacją medyczną.
4. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - bezpieczeństwo Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, ustalenie i dochodzenie roszczeń, analityka w zakresie niezbędnym do utrzymania usługi (przy zachowaniu proporcjonalności).
5. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 9 ust. 2 lit. a - gdy dotyczy danych szczególnych) - np. marketing, opcjonalne funkcjonalności; zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane:

• lekarzom i personelowi medycznemu realizującym usługę,
• dostawcom hostingu, poczty, SMS, płatności, narzędzi IT (jako podmiotom przetwarzającym),
• podmiotom uprawnionym na podstawie prawa (np. organy państwowe),
• doradcom (prawnym, księgowym) - w niezbędnym zakresie.

Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie poza EOG

Co do zasady dane są przetwarzane na terenie EOG. Jeżeli dojdzie do przekazania poza EOG, Administrator zastosuje mechanizmy zgodne z RODO (m.in. decyzja o adekwatności lub standardowe klauzule umowne) i poinformuje o tym w stosownym zakresie.

7. Okres przechowywania

• dane konta - przez okres posiadania Konta oraz przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń / obowiązków prawnych po usunięciu Konta,
• dokumentacja medyczna - przez okresy wynikające z przepisów o prawach pacjenta i działalności leczniczej,
• dane rozliczeniowe - zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• logi bezpieczeństwa - przez okres uzasadniony celami bezpieczeństwa,
• dane na podstawie zgody - do jej wycofania lub ustania celu.

Ukrycie profilu dziecka w panelu („soft-delete”) nie oznacza automatycznego usunięcia danych, które mogą podlegać obowiązkowi przechowywania.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Panu/Pani prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) - w granicach prawa, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wycofania zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Wnioski: kontakt@klinikid.pl.

Wobec danych dziecka prawa wykonuje co do zasady rodzic lub opiekun prawny, z uwzględnieniem przepisów o prawach pacjenta.

9. Obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy / realizacji usługi. Brak danych uniemożliwia rejestrację lub skorzystanie z danej funkcji.

10. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie w rozumieniu art. 22 RODO. Narzędzia (np. siatki centylowe) mają charakter wspomagający.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (m.in. szyfrowanie połączeń, kontrola dostępu, szyfrowanie szczególnie wrażliwych pól formalnych, dzienniki audytu, weryfikacja SMS).

12. Cookies

Serwis może wykorzystywać niezbędne pliki cookies do działania Konta i bezpieczeństwa oraz - za zgodą, jeśli jest wymagana - cookies analityczne/marketingowe. Szczegóły mogą być przedstawione w banerze cookies lub ustawieniach przeglądarki.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.

Kontakt: kontakt@klinikid.pl · KLINIKID Sp. z o.o., ul. Bażantów 6B/14, 40-668 Katowice